O segmento de construção civil e administradoras é um dos que mais faz o processamento de dados pessoais. Como exemplos, podemos citar portarias com câmeras e biometria, fichas cadastrais, registros de visitantes, grupos de WhatsApp com moradores, dados de funcionários, contratos de compra e venda, propostas de locação, dados financeiros de condôminos, notificações por e-mail, cobranças automatizadas, aplicativos de gestão, dentre outros.

O tratamento destes dados demanda cuidados técnicos, jurídicos e administrativos, que devem ser observados em todos que se relacionam com estas empresas.

Não importa se os dados estão numa planilha, num sistema, em papel ou num grupo de mensagens: se são dados pessoais, devem ser protegidos.

 Por que condomínios, administradoras e construtoras devem se preocupar com a LGPD?

Porque tratam uma quantidade imensa de dados pessoais — muitas vezes sensíveis — e nem sempre possuem estrutura adequada para proteger essas informações.

Veja alguns exemplos reais de riscos que podem ocorrer:

• Câmeras de segurança acessíveis sem controle ou senha
• Planilhas com dados de moradores circulando por e-mail
• Exposição de informações de inadimplentes em áreas comuns
• Divulgação de dados de funcionários ou prestadores sem consentimento
• Cadastro de visitantes e biometria sem base legal ou termo de ciência
• Negociações e contratos de compra e venda com cópias de documentos sensíveis, repassados entre múltiplos envolvidos

A LGPD exige que quem trata dados tenha base legal para isso, implemente medidas de segurança e saiba como responder a solicitações dos titulares e da ANPD.

E sim, isso vale para condomínios residenciais e comerciais, administradoras de imóveis, e também para construtoras e incorporadoras, que frequentemente terceirizam serviços sem avaliar se os terceiros estão em conformidade.

 Quais os principais desafios do setor?

• Falta de processos padronizados no uso de dados
• Ausência de política de privacidade interna ou para moradores
• Uso de ferramentas sem avaliação de segurança (planilhas, sistemas, apps)
• Compartilhamento excessivo de informações com prestadores ou terceiros
• Desconhecimento sobre o que pode ou não ser divulgado nas assembleias ou quadros de aviso
• Inexistência de canal para atendimento de titulares ou de plano de resposta a incidentes

Além disso, a responsabilidade pela proteção de dados pode recair tanto sobre o síndico quanto sobre a administradora contratada. E em muitos casos, um erro simples gera um passivo jurídico e financeiro inesperado.

Como funciona a adequação à LGPD para este segmento?

Na CyberExperts, criamos uma solução prática e acessível para condomínios, administradoras e construtoras, com foco total na realidade operacional do setor.

Nosso trabalho inclui:

• Diagnóstico dos dados coletados e dos fluxos internos
• Elaboração de documentos e políticas claras e personalizadas
• Treinamento do síndico, zelador, porteiros e administradores
• Estruturação do programa de privacidade e prevenção de riscos
• Orientações sobre divulgação, armazenamento e uso de dados em assembleias e rotinas

Etapas do projeto:

1. Diagnóstico técnico e jurídico

• Mapeamento dos dados tratados (moradores, visitantes, funcionários, prestadores)
• Avaliação das ferramentas e processos usados (câmeras, portarias, apps, planilhas)
• Identificação de riscos operacionais e jurídicos

2. Implementação da adequação

• Criação de políticas internas e externas (privacidade, segurança, visitantes, prestadores)
• Termos de ciência e consentimento, quando necessário
• Padronização de comunicações e orientações sobre divulgação de informações

3. Segurança da informação

• Apoio para adoção de boas práticas técnicas, mesmo com sistemas simples
• Avaliação de câmeras, acessos remotos, backups e senhas
• Plano de resposta a incidentes com orientações práticas

4. Treinamento

• Capacitação do síndico, equipe administrativa, porteiros e zeladores
• Cartilhas orientativas para moradores e funcionários
• Simulações e esclarecimento de dúvidas práticas

5. Governança e documentação

• Registros das operações de tratamento (ROPA)
• Procedimentos internos para solicitações de titulares
• Manual do Programa de Proteção de Dados do condomínio ou empresa

6. Auditoria e DPO as a Service (opcional)

• Avaliação independente de conformidade
• Suporte contínuo com DPO externo (Encarregado de Dados)

 Quais os benefícios da adequação?

• Redução de riscos jurídicos e financeiros para síndicos e administradores
• Prevenção contra vazamentos e exposições indevidas
• Maior transparência na relação com moradores, prestadores e compradores
• Alinhamento com as exigências da LGPD e da ANPD
• Fortalecimento da imagem de profissionalismo e responsabilidade

 Quem pode contratar o serviço?

• Condomínios residenciais ou comerciais
• Administradoras de imóveis e consórcios condominiais
• Construtoras e incorporadoras com banco de dados de clientes
• Escritórios de contabilidade que prestam apoio a condomínios
• Empresas de segurança patrimonial e portaria remota

Sobre a CyberExperts

A CyberExperts é uma consultoria em proteção de dados e segurança da informação, com ampla experiência em projetos de adequação no setor condominial e imobiliário.

Nosso compromisso é traduzir a complexidade da lei para soluções simples, eficientes e viáveis — sem complicação e com foco em resultados reais.

Fale com a nossa equipe

Se você trata dados pessoais, precisa cuidar deles com responsabilidade. A LGPD é uma obrigação — e com a CyberExperts, ela vira uma vantagem.

 

José Milagre, CEO da CyberExperts. Mestre e Doutor UNESP – [email protected]